10 wenig bekannte Zeitmanagement-Methoden für Vielbeschäftigte

Egal, ob Pomo­do­ro-Tech­nik, Pare­to-Prin­zip oder ALPEN-Metho­de: Jeder von uns ist schon der ein oder ande­ren Zeit­ma­nage­ment-Metho­de begeg­net. Doch nicht alle sind für den Ein­satz im stres­si­gen All­tag geeig­net. In die­sem Arti­kel stel­le ich zehn weni­ger bekann­te Zeit­ma­nage­ment-Metho­den vor, die sofort hel­fen und beson­ders für viel­be­schäf­tig­te Men­schen nütz­lich sein können.

Die meis­ten Zeit­ma­nage­ment-Metho­den klin­gen inter­es­sant und ver­spre­chen schnel­le, bahn­bre­chen­de Erfol­ge. In der Theo­rie mag das auch stim­men – doch die Rea­li­tät sieht meist anders aus. Warum?

Ers­tens, weil es – je nach Kom­ple­xi­tät der Tech­nik – etwas Ein­ge­wöh­nungs­zeit und Übung erfor­dert, bis posi­ti­ve Effek­te sicht­bar wer­den. Zwei­tens, weil vie­le Zeit­ma­nage­ment-Metho­den auf lang­fris­ti­ge Ver­hal­tens­än­de­run­gen abzie­len. Grund­sätz­lich ist das auch gut so.

Es hilft halt nur nicht, wenn man sich gera­de mit­ten im Kri­sen­ma­nage­ment befin­det und sofor­ti­ge Hil­fe braucht.

Was dann gefragt ist, sind ein­fa­che, schnel­le Tech­ni­ken, die dei­ne Gedan­ken ord­nen, Klar­heit brin­gen und auf Knopf­druck dei­ne Pro­duk­ti­vi­tät ver­bes­sern. In mei­nen Zeit­ma­nage­ment-Trai­nings sind die­se Ers­te-Hil­fe-Lösun­gen sehr gefragt.

Sie erset­zen zwar nicht eine tief­grei­fen­de Ursa­chen­ana­ly­se für den ent­stan­de­nen Stress und sind auch kein Ersatz für pro­duk­ti­ve Arbeits­ge­wohn­hei­ten – den­noch ist es wich­tig, sie zu ken­nen, um in Not­fall­si­tua­tio­nen ange­mes­sen reagie­ren zu kön­nen und die eige­nen Zie­le nicht aus dem Blick zu verlieren.

Aus die­sem Grund stel­le ich in die­sem Arti­kel eini­ge von die­sen eher unbe­kann­te­ren Zeit­ma­nage­ment-Metho­den vor.

10 wenig bekannte Zeitmanagement-Methoden

Die fol­gen­den Zeit­ma­nage­ment-Metho­den kön­nen ohne Vor­kennt­nis­se und lan­ge Vor­be­rei­tung ange­wen­det wer­den. Beson­ders gut eig­nen sie sich im stres­si­gen Tages­ge­schäft, wenn kei­ne Zeit für eine aus­führ­li­che Stra­te­gie­fest­le­gung bleibt.

Aber auch lang­fris­tig kön­nen sich die fol­gen­den Zeit­ma­nage­ment-Metho­den aus­zah­len – näm­lich dann, wenn du sie regel­mä­ßig in dei­nen All­tag inte­grierst und dei­nem Han­deln damit mehr Struk­tur verleihst.

Aber der Rei­he nach. Im ers­ten Schritt geht es um die sofor­ti­ge Anwen­dung, damit du auf der Stel­le posi­ti­ve Effek­te für dein Zeit­ma­nage­ment erzielst. Los geht’s!

Die Fokus-Fra­ge von Gary Kel­ler und Jay Papa­san ist ein ein­fa­ches Werk­zeug, um fest­zu­le­gen, wel­che Auf­ga­be für das Errei­chen eines bestimm­ten Ziels am wich­tigs­ten ist – und daher mit höchs­ter Prio­ri­tät von dir erle­digt wer­den soll­te. Sie lautet:

Die Fokus-Fra­ge ist ein Glücks­fall für Men­schen, die par­al­lel an vie­len ver­schie­de­nen Pro­jek­ten arbei­ten und ihre Auf­merk­sam­keit klug steu­ern müs­sen. Genau dabei hilft die Fokus-Frage.

Die Fra­ge ist auf­fäl­lig sim­pel. Den­noch bewirkt sie eine spür­ba­re Ver­än­de­rung dei­ner Denk­wei­se, erzeugt kla­re Hand­lungs­emp­feh­lun­gen und sorgt damit für beacht­li­che Fort­schrit­te in dei­nem Zeit­ma­nage­ment. Sie ist ein Impuls­ge­ber, der dich dazu zwingt, eine Ant­wort dar­auf zu geben, was gera­de in der Situa­ti­on, in dei­nem Job oder in dei­nem Leben am wich­tigs­ten ist.

Die Fokus-Fra­ge drängt dich dazu, Prio­ri­tä­ten zu set­zen („Wel­ches ist die EINE Sache, … “), bringt dich zum Han­deln („ … die ich tun kann, … “) und schützt dich vor Ori­en­tie­rungs­lo­sig­keit und Ablen­kun­gen („ … sodass alles ande­re ein­fa­cher oder sogar über­flüs­sig wird?“).

Jedes Mal, wenn du die Fokus-Fra­ge beant­wor­test, wird dir etwas kla­rer, was du errei­chen möch­test und wel­che Schrit­te auf die­sem Weg zu gehen sind. Die­ses Zusam­men­spiel macht die Fokus-Fra­ge so stark. Beson­ders bei wech­sel­haf­ten und kom­ple­xen Anfor­de­run­gen in dei­nem All­tag kann dir die­ses Werk­zeug gute Diens­te erweisen.

Hier ein paar Anwen­dungs­bei­spie­le zu die­ser Zeitmanagement-Methode:

Fast täg­lich ändern sich dei­ne Plä­ne, neue Auf­ga­ben kom­men hin­zu, alte Ver­pflich­tun­gen lösen sich in Luft auf. Kurz: Du musst lau­fend dei­ne Prio­ri­tä­ten ändern und trotz­dem dei­ne lang­fris­ti­gen Zie­le im Blick behal­ten. Die Fokus-Fra­ge ist das idea­le Mit­tel, um dich dabei zu unterstützen.

Die Zwei-Minu­ten-Regel ist ein Kon­zept des ame­ri­ka­ni­schen Zeit­ma­nage­ment-Gurus David Allen und hilft dir dabei, dei­nen All­tag zu orga­ni­sie­ren. Die­se Regel ist ein­fach in der Anwen­dung, för­dert eine pro­duk­ti­ve Arbeits­wei­se und schützt dei­ne To-do-Lis­te vor Über­frach­tung. Sie lautet:

Direkt ein Bei­spiel dazu: Kannst du die E‑Mail in zwei Minu­ten lesen, ver­ste­hen, bear­bei­ten und able­gen – mache es jetzt sofort. Glaubst du hin­ge­gen, dass es län­ger dau­ert, ertei­le die­ser Auf­ga­be einen Platz auf dei­ner To-do-Lis­te. So sim­pel und doch so produktiv.

Die Zwei-Minu­ten-Regel sorgt dafür, dass du schnell in Akti­on kommst und Über­or­ga­ni­sa­ti­on ver­mei­dest. Der Grund für die Zwei-Minu­ten-Gren­ze liegt dar­in, dass es inner­halb die­ses Rah­mens ins­ge­samt län­ger dau­ern wür­de, einen Vor­gang zu pla­nen, als ihn gleich beim ers­ten Auf­neh­men zu erle­di­gen. Oder anders gesagt: Bei zwei Minu­ten liegt die Effizienzgrenze.

Ist die Auf­ga­be nicht wich­tig, soll­test du sie ohne­hin nicht beach­ten. Ist sie hin­ge­gen wich­tig, soll­test du sie effi­zi­ent erle­di­gen. Also ent­we­der schnell durch­füh­ren (E‑Mail bear­bei­ten), oder – bei kom­ple­xe­ren Pro­jek­ten (Bericht schrei­ben) – pla­nen und stra­te­gisch vorgehen.

Damit ist die Zwei-Minu­ten-Regel ein Fil­ter für den Klein­kram, der dir im All­tag begeg­net. Sie hilft dir dabei zu ent­schei­den, wie du mit neu­en Auf­ga­ben umge­hen kannst und beschützt dei­ne To-do-Lis­te. Du ver­mei­dest Ansamm­lun­gen von Mini-Auf­ga­ben und kommst schnel­ler in einen Flow, da klei­ne Auf­ga­ben zügig abge­schlos­sen werden.

Am Anfang wirkt die Zwei-Minu­ten-Regel sehr restrik­tiv – doch das ist sie gar nicht. Du kannst das Zeit­fens­ter von zwei Minu­ten auch als Richt­wert ver­ste­hen und je nach Situa­ti­on die Schwel­le auf fünf, zehn oder fünf­zehn Minu­ten erhö­hen. Ganz nach dei­nem indi­vi­du­el­lem Rhyth­mus. Ach­te nur dar­auf, dass du die Zeit­fens­ter so wählst, dass du pro­duk­tiv und effi­zi­ent bleibst.

Nein-Sagen ist eine hohe Kunst und für vie­le Men­schen ein gro­ßes Pro­blem. Mei­ne Kli­en­ten berich­ten mir häu­fig davon, wie schwer es ihnen fällt, Bit­ten von Kol­le­gen aus­zu­schla­gen und unnö­ti­ge Ter­mi­ne abzu­sa­gen. Doch wenn du einen vol­len Ter­min­ka­len­der hast und dei­ne To-do-Lis­te kein Ende nimmt, musst du dich selbst schüt­zen und dei­ne Zeit verteidigen.

Beson­ders hin­der­lich ist dabei der Abwä­gungs­pro­zess: Soll ich Ja oder Nein sagen? Was wären die Kon­se­quen­zen? Was könn­te im schlimms­ten Fall pas­sie­ren? Was den­ken die ande­ren dann über mich? Und so weiter.

All die­se Über­le­gun­gen zeh­ren an dei­nen men­ta­len Kräf­ten, ver­lang­sa­men dei­ne Ent­schei­dungs­fin­dung und kos­ten dich Zeit. Die „Auf-jeden-Fall-oder-gar-nicht-Phi­lo­so­phie“ des Unter­neh­mers und Schrift­stel­lers Derek Sive­rs kann dir in sol­chen Momen­ten als Faust­re­gel die­nen und dabei hel­fen, radi­ka­le Ent­schei­dun­gen zu tref­fen, die dir lang­fris­tig gut­tun. Die Regel lautet:

Die­se Zeit­ma­nage­ment-Metho­de ist ein­fach und beson­ders dann hilf­reich, wenn du die Wahl zwi­schen vie­len unter­schied­li­chen Hand­lungs­op­tio­nen hast. Die Auf-jeden-Fall-oder-gar-nicht-Phi­lo­so­phie ver­hin­dert, dass du zu oft Ja sagst und damit Zeit für Tätig­kei­ten auf­wen­dest, die dich nicht zu 100 Pro­zent interessieren.

Dei­ne Zeit ist zu kost­bar, um sie mit halb­her­zi­gen Aktio­nen zu ver­plem­pern. Wenn du hin­ge­gen zu allem, was dich nicht begeis­tert, stan­dard­mä­ßig Nein sagst, kannst du dich mit gan­zer Ener­gie den Din­gen wid­men, für die du wirk­lich brennst. Du schaffst wert­vol­le Frei­räu­me in dei­nem Leben, wenn du Neben­säch­lich­kei­ten sys­te­ma­tisch aus­sperrst und statt­des­sen dei­ne Prio­ri­tä­ten in den Fokus rückst.

Für dei­nen beruf­li­chen Erfolg ist es von gro­ßer Bedeu­tung, dass du dei­ne Zeit effi­zi­ent ein­setzt. Zu Beginn einer Kar­rie­re kann es sinn­voll sein, zu vie­len Expe­ri­men­ten Ja zu sagen. Doch schon hier muss eine klu­ge Prio­ri­sie­rung statt­fin­den, damit sich lang­fris­tig ein Pro­fil her­aus­bil­den kann.

Sobald du dich jedoch auf einer höhe­ren Stel­le im Orga­ni­gramm wie­der­fin­dest, scha­det es dei­ner Ent­wick­lung nicht mehr, auf die eine oder ande­re Chan­ce zu ver­zich­ten. Ganz im Gegen­teil: Wenn du in einer Füh­rungs­po­si­ti­on jedes Ange­bot annimmst, wirst du irgend­wann in den gan­zen „coo­len“ Pro­jek­ten ertrin­ken. Dir bleibt dann nicht ein­mal genug Zeit und Kraft für die Erle­di­gung dei­ner wich­tigs­ten Kernaufgaben.

Bevor du dich das nächs­te Mal fahr­läs­sig für ein neu­es Pro­jekt ent­schei­dest, eine Geschäfts­rei­se in die Mon­go­lei zusagst oder die Geburts­tags­ein­la­dung dei­ner ner­vi­gen Hip­pie­tan­te annimmst, soll­test du kurz inne­hal­ten: Ist dei­ne ehr­li­che Ant­wort „Auf jeden Fall!“ oder eher „Na gut, ist bestimmt nicht so schlimm“?

Soll­te der zwei­te Fall zutref­fen, wäre es auf jeden Fall ein muti­ger und rich­ti­ger Schritt, mit Nein zu antworten.

Grund­sätz­lich gibt es zwei Arten von Men­schen in dei­nem Leben: Die einen sor­gen dafür, dass ihr gemein­sam über euch hin­aus­wach­sen könnt und zusam­men mehr auf die Rei­he bekommt als jeder für sich allei­ne; die ande­ren zap­fen dir Ener­gie ab, nut­zen dich aus und steh­len dei­ne Zeit.

Die­se Men­schen sind nicht nütz­lich oder hilf­reich – sie sind läs­tig. Sie rau­ben dei­ne Kraft und zer­stö­ren dei­ne Moti­va­ti­on. Ganz lang­sam. Wie eine klei­ne Dosis Gift, die dir immer wie­der ver­ab­reicht wird. Das Pro­blem dabei ist, dass die­se „gif­ti­gen“ Men­schen nicht ein­fach zu iden­ti­fi­zie­ren sind. Sie sind Meis­ter der Tar­nung, schlei­chen sich in dein Leben und gehen meist nicht wie­der weg, bis du sie vor die Tür setzt.

Lei­der ver­brin­gen wir im All­tag ten­den­zi­ell zu viel Zeit mit den Men­schen der gif­ti­gen Kate­go­rie. Aus Höf­lich­keit oder Unacht­sam­keit las­sen wir sie in unser Leben und schen­ken ihnen gro­ße Tei­le unse­rer kost­ba­ren Zeit – nur, um uns am Ende schlech­ter zu füh­len und kei­ne Res­sour­cen mehr für unse­re Lieb­lings­men­schen übrig zu haben. Beson­ders in stres­si­gen Zei­ten fal­len wir auf die­se Men­schen herein.

Das Kon­zept der VIP-Lis­te kann dir dabei hel­fen, dein Umfeld klü­ger aus­zu­wäh­len. Stell dir dein Leben dazu als einen exklu­si­ven Nacht­club vor. Jeder will hin­ein – gute Men­schen, unbe­kann­te Men­schen und gif­ti­ge Men­schen – doch es gibt nicht aus­rei­chend Platz für alle. Das heißt: Es muss gefil­tert wer­den. Daher erhal­ten die Tür­ste­her die Anwei­sung, nur noch die­je­ni­gen Besu­cher her­ein­zu­las­sen, die erwünscht sind und auf der Gäs­te­lis­te stehen.

Dies ist dei­ne per­sön­li­che VIP-Liste.

Bild: Door­man Vec­tors by Vecteezy

Dei­ne VIP-Lis­te ist eine Schutz­vor­rich­tung gegen uner­wünsch­te Zeit­die­be, die sich in dein Leben drän­gen wol­len, obwohl sie gar kei­nen Platz ver­dient haben: der ner­vi­ge Kol­le­ge, die auf­dring­li­chen Nach­barn, der selt­sa­me Freund eines Freun­des – alles unge­be­te­ne Gäs­te. Auf dei­ner VIP-Lis­te ste­hen hin­ge­gen nur Men­schen, die dir gut­tun: dein Part­ner, bes­te Freun­de, die Lieb­lings­kol­le­gin. Die­se Men­schen kom­men an den Tür­ste­hern vor­bei; sie erhal­ten sogar ein gol­de­nes VIP-Arm­bänd­chen, damit sie jeder­zeit wie­der her­ein­kom­men können.

Die meis­ten Men­schen tref­fen die­se Vor­auswahl jedoch nicht. Sie las­sen alle Besu­cher unge­fil­tert in ihr Leben und küm­mern sich um jeden ein­zel­nen, weil sie gute Gast­ge­ber sein wol­len. Sie hin­ter­fra­gen die Bezie­hung zu ihren Mit­men­schen nicht, son­dern neh­men jede Zweck­ge­mein­schaft als gege­ben und unver­än­der­lich hin.

Doch das Gegen­teil soll­te der Fall sein: Du allein ent­schei­dest, mit wem du dei­ne freie Zeit ver­bringst. Selbst im fami­liä­ren oder beruf­li­chen Umfeld hast du Ein­fluss­mög­lich­kei­ten. Nut­ze daher eine per­sön­li­che VIP-Lis­te als Zeit­ma­nage­ment-Metho­de und lege fest, mit wel­chen Men­schen du mehr Zeit ver­brin­gen möch­test. Und mit wem nicht.

Da wir gera­de beim The­ma Lis­ten sind: Wie voll ist dei­ne To-do-Lis­te? Zu voll, neh­me ich an. Dann brauchst du Struk­tur und Klar­heit, um wel­che Punk­te du dich zuerst küm­mern soll­test. Genau dar­über hat sich der Pro­duk­ti­vi­täts­exper­te Ivy Lee Gedan­ken gemacht und eine Zeit­ma­nage­ment-Metho­de ent­wi­ckelt, die beson­ders Füh­rungs­kräf­ten dabei hel­fen soll, effi­zi­en­ter und ziel­ge­rich­te­ter zu arbeiten.

Er ent­wi­ckel­te einen Prio­ri­sie­rungs­al­go­rith­mus, der bei mini­ma­lem Auf­wand mehr Pro­duk­ti­vi­tät und bes­se­re Ergeb­nis­se erzie­len kann. Kei­ne Sor­ge, du musst dafür nichts pro­gram­mie­ren. Alles, was du zur Anwen­dung des Ivy-Lee-Algo­rith­mus benö­tigst, ist etwas zu schreiben.

Im ers­ten Schritt erstellst du eine Lis­te mit dei­nen wich­tigs­ten Auf­ga­ben. Im Ori­gi­nal ist die Rede von sechs To-dos, aber die Anzahl soll­te sich nach dei­ner indi­vi­du­el­len Leis­tungs­fä­hig­keit und der Kom­ple­xi­tät der Auf­ga­ben rich­ten. Anschlie­ßend bestimmst du Prio­ri­tä­ten und ord­nest dei­ne Auf­ga­ben der Wich­tig­keit nach. Die­se Schrit­te führst du ent­we­der am Vor­abend oder direkt am frü­hen Mor­gen durch.

Nun beginnst du mit der Abar­bei­tung dei­ner Lis­te und kon­zen­trierst dich voll und ganz auf die Akti­vi­tät mit der höchs­ten Prio­ri­tät. Alles ande­re blen­dest du aus. Sobald du die ers­te Auf­ga­be erle­digt hast, aktua­li­sierst du dei­ne To-do-Lis­te: Sind neue, wich­ti­ge Auf­ga­ben hin­zu­ge­kom­men? Haben sich alte Auf­ga­ben von selbst erle­digt oder kön­nen gestri­chen wer­den? Sind dei­ne Prio­ri­tä­ten noch aktuell?

Wenn dei­ne Lis­te auf dem neus­ten Stand ist, beginnst du mit der wich­tigs­ten Auf­ga­be und arbei­test sie mit höchs­ter Kon­zen­tra­ti­on ab. Danach aktua­li­sierst du wie­der dei­ne Lis­te und so wei­ter. Am Ende des Tages über­trägst du alle uner­le­dig­ten Auf­ga­ben auf eine neue Lis­te, planst dei­ne Akti­vi­tä­ten für den nächs­ten Tag und prio­ri­sierst erneut. Am Fol­ge­tag geht es dann wie­der von vor­ne los. Die Ivy-Lee-Metho­de folgt also die­sem Ablauf:

Zwei Gege­ben­hei­ten machen die­se Metho­de so stark: Ers­tens bringt dich der Ivy-Lee-Algo­rith­mus dazu, mor­gens mit dei­ner wich­tigs­ten Auf­ga­be zu begin­nen. Du ver­schwen­dest kei­ne Zeit, son­dern bist direkt voll fokus­siert. Zwei­tens sor­gen die Aktua­li­sie­rungs­vor­gän­ge für eine kon­ti­nu­ier­li­che Bewer­tung dei­ner Auf­ga­ben. Dadurch küm­merst du dich grund­sätz­lich nur um dei­ne obers­te Prio­ri­tät. Allein dafür kann sich die­ser Ansatz lohnen.

Blei­ben wir noch einen Moment bei dei­ner To-do-Lis­te. Die Zusam­men­stel­lung dei­ner wich­tigs­ten Auf­ga­ben auf einer Lis­te hat einen gro­ßen Nach­teil: In der Regel ist dei­ne Pla­nung the­ma­tisch unge­ord­net. Die Rei­hen­fol­ge dei­ner Auf­ga­ben ist will­kür­lich und folgt kei­ner effi­zi­en­ten Struktur.

Wür­dest du stur jeden Punkt nach­ein­an­der abar­bei­ten, wärst du zwar beschäf­tigt, aber alles ande­re als pro­duk­tiv. Du wür­dest von Auf­ga­be zu Auf­ga­be sprin­gen und dich jedes Mal neu in die Arbeits­rou­ti­nen und Pro­zes­se ein­den­ken müs­sen. Dabei geht nicht nur Ener­gie, son­dern auch viel Zeit verloren.

Dar­um ist es sinn­voll, ähn­li­che und ver­wand­te Auf­ga­ben in Blö­cken zusam­men­zu­fas­sen und die­se dann gebün­delt hin­ter­ein­an­der zu bear­bei­ten. Die­se Bün­de­lung wird als „Chun­king“ bezeich­net; die jewei­li­gen Auf­ga­ben­blö­cke sind die soge­nann­ten Task Chunks. Vom Prin­zip her kannst du dir das so vorstellen:

Auf­ga­ben­blö­cke för­dern eine effi­zi­en­te Arbeits­wei­se. Indem du ähn­li­che Auf­ga­ben gebün­delt bear­bei­test, setzt du dei­ne Zeit wirt­schaft­lich ein, wirst weni­ger abge­lenkt und kannst dei­ne arbeits­tech­ni­schen Rei­bungs­ver­lus­te redu­zie­ren. Dazu ana­ly­sierst du zunächst dei­ne To-do-Lis­te und bestimmst the­ma­ti­sche Kate­go­rien. Danach ord­nest du jede Auf­ga­be in eine Kate­go­rie ein und bil­dest auf die­se Wei­se Blöcke.

Wäh­rend du am Anfang ein Wirr­warr von Auf­ga­ben auf dem Zet­tel hast, steht am Ende des Pro­zes­ses eine über­sicht­li­che Zusam­men­stel­lung, die du viel leich­ter durch­schau­en und abar­bei­ten kannst. Das Chun­king rich­tet sich nach der inhalt­li­chen und zeit­li­chen Aus­rich­tung der Auf­ga­ben: To-dos, die ähn­li­che Arbeits­schrit­te erfor­dern, ver­gleich­ba­re Rah­men­be­din­gun­gen haben oder die glei­chen Hilfs­mit­tel benö­ti­gen, kön­nen leicht zu einem Auf­ga­ben­block zusam­men­ge­fasst werden.

Kur­ze (Teil-)Aufgaben eig­nen sich dabei eher für eine Bün­de­lung als gro­ße Pro­jek­te, die für sich genom­men schon viel Zeit in Anspruch neh­men. Letz­te­re kön­nen jedoch in ein­zel­ne Arbeits­schrit­te auf­ge­teilt und im Nach­hin­ein zu den pas­sen­den Kate­go­rien hin­zu­ge­fügt werden.

Task Chun­king kannst du als eigen­stän­di­ge Tech­nik nut­zen oder als Hilfs­pro­zess zusam­men mit ande­ren Zeit­ma­nage­ment-Metho­den verwenden.

Wenn du dein Zeit­ma­nage­ment im Berufs- und Pri­vat­le­ben kurz­fris­tig ver­bes­sern möch­test, reicht es nicht, neue Din­ge dazu­zu­ler­nen oder bes­se­re Gewohn­hei­ten zu eta­blie­ren. Häu­fig ist es zusätz­lich not­wen­dig, gewis­se Din­ge, die dich aus­brem­sen und dei­ne Zeit steh­len, NICHT mehr zu tun. Doch über die­se inne­ren Blo­cka­den musst du dir erst ein­mal im Kla­ren sein. Genau dabei hilft dir eine Not-to-do-Lis­te. Auf die­ser Lis­te sam­melst du die­je­ni­gen Akti­vi­tä­ten, die für dei­ne Effi­zi­enz schäd­lich sind – also Din­ge, die du nicht tun solltest.

Dei­ne Not-to-do-Lis­te hält dich davon ab, unpro­duk­ti­ven Beschäf­ti­gun­gen nach­zu­ge­hen. Sie schärft dein Bewusst­sein für Ablen­kun­gen und hilft dir dabei, schlech­te Ver­hal­tens­mus­ter in den Griff zu bekom­men. Sobald du dei­ne Not-to-dos auf­ge­spürt und schrift­lich for­mu­liert hast, wird es dir viel leich­ter fal­len, destruk­ti­ve Ver­hal­tens­mus­ter zu durch­bre­chen und dich auf dei­ne Stär­ken zu konzentrieren.

Dazu ist es not­wen­dig, dass du einen genau­en Blick auf dei­ne Akti­vi­tä­ten wirfst und die­se hin­sicht­lich ihres Nut­zens ana­ly­sierst. Hier­bei las­sen sich grund­sätz­lich drei ver­schie­de­ne Stu­fen der Wer­tig­keit von Auf­ga­ben unter­schei­den: hoch, gering, wert­los. Bei Akti­vi­tä­ten mit hohem Wert kön­nen zusätz­lich lang­fris­ti­ge und kurz­fris­ti­ge Effek­te von­ein­an­der unter­schie­den wer­den, sodass es streng­ge­nom­men vier ver­schie­de­ne Abstu­fun­gen gibt. Dar­aus ergibt sich die fol­gen­de Ver­tei­lung dei­ner Akti­vi­tä­ten gemes­sen an ihrer Wertigkeit:

Zu dei­nen wert­vol­len Auf­ga­ben zäh­len die­je­ni­gen Akti­vi­tä­ten, die haupt­säch­lich für dei­nen Erfolg ver­ant­wort­lich sind. Lang­fris­tig könn­te bei­spiels­wei­se das Erler­nen einer neu­en Fremd­spra­che wert­voll sein, wäh­rend du kurz­fris­tig kei­ne posi­ti­ven Aus­wir­kun­gen dadurch fest­stel­len wirst. Der Abschluss eines neu­en Kun­den­auf­trags oder der Start einer Mar­ke­ting­ak­ti­on könn­te hin­ge­gen kurz- bis mit­tel­fris­tig einen hohen Wert für dich generieren.

Zu den Akti­vi­tä­ten mit gerin­gem Wert zäh­len meis­tens admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben oder Pro­jek­te, die du für ande­re Per­so­nen abwi­ckelst, wie zum Bei­spiel E‑Mails sor­tie­ren, tele­fo­nie­ren oder einem Kol­le­gen hel­fen. Sinn­los im Inter­net sur­fen oder stun­den­lang Unter­hal­tungs­pod­casts hören sind Auf­ga­ben ohne Wert und neh­men den letz­ten Platz in dei­nem Ran­king ein. 

Auf­ga­ben mit einem hohen Wert sind beson­ders sel­ten und bil­den die Spit­ze der Pyra­mi­de. Dabei sind lang­fris­tig wert­vol­le Akti­vi­tä­ten noch sel­te­ner als kurz­fris­ti­ge. Die Auf­ga­ben mit einem gerin­gen Wert bil­den den mitt­le­ren Strei­fen und sind öfter in dei­nem Leben vorzufinden.

Mit Abstand am häu­figs­ten wirst du jedoch mit wert­lo­sen Auf­ga­ben kon­fron­tiert – und dem­entspre­chend viel Zeit ver­schwen­dest du mit die­sen Akti­vi­tä­ten, wenn du dich nicht davor schützt. Eine Not-to-do-Lis­te unter­stützt dich bei die­sem Vor­ha­ben und zeigt dir, wel­che Auf­ga­ben du ver­mei­den solltest.

Im All­tag tap­pen vie­le Men­schen in die Per­fek­ti­ons­mus-Fal­le. Dadurch ver­lie­ren sie sich in Klei­nig­kei­ten und arbei­ten viel zu unpro­duk­tiv. Weil sie alles per­fekt machen und kei­ne Feh­ler ris­kie­ren wol­len, brau­chen sie eine Ewig­keit für die ein­fachs­ten Auf­ga­ben. Ihre hohen Ansprü­che läh­men sie.

Beson­ders wenn es dar­um geht, mit einer neu­en Auf­ga­be zu begin­nen, kann über­stei­ger­ter Per­fek­tio­nis­mus pro­ble­ma­tisch sein. Er führt näm­lich dazu, dass du dich selbst unter rie­sen­gro­ßen Druck setzt und eine uner­füll­ba­re Erwar­tungs­hal­tung dir gegen­über auf­baust. Damit kannst du dich so sehr blo­ckie­ren, dass du die Über­sicht ver­lierst, dich ver­zet­telst – oder gar nicht erst mit der Auf­ga­be beginnst, weil du schon zu Beginn kei­ne Chan­ce siehst, die­se „per­fekt“ zu erle­di­gen. Dead­lines und Auf­ga­ben­plä­ne kön­nen so nie­mals ein­ge­hal­ten wer­den, was wie­der­um dei­ne gesam­te Zeit­pla­nung zunichtemacht.

Gewöh­ne dir des­we­gen an, mit Absicht unper­fekt zu sein. Ver­su­che nicht in jeder Situa­ti­on 100 Pro­zent zu geben und jedem Detail ver­bis­sen hin­ter­her­zu­ja­gen. Gib dich statt­des­sen mit 90 Pro­zent (oder weni­ger) zufrie­den. Ers­tens, kannst du die 100 Pro­zent rea­lis­tisch ohne­hin nicht errei­chen und zwei­tens, wirst du erstaunt sein, wie her­ausrra­gend dei­ne Leis­tung damit immer noch ist. Der fol­gen­de Leit­satz kann dir dabei hel­fen, die­ses Mind­set zu ver­in­ner­li­chen und dich davor schüt­zen, zu per­fek­tio­nis­tisch zu arbeiten:

Nicht „Es muss nicht immer per­fekt sein!“ oder „Es kann nicht immer per­fekt sein!“, son­dern „Es darf nicht immer per­fekt sein!“. Beson­ders dann, wenn du per­fek­tio­nis­tisch ver­an­lagt bist und beim Arbei­ten jedes noch so klei­ne Detail recher­chierst, dar­stellst oder aus­rech­nest, musst du dich selbst brem­sen. Du musst ler­nen, dir den Per­fek­tio­nis­mus zu ver­bie­ten, wenn du merkst, dass der zusätz­li­che Nut­zen mar­gi­nal ist.

Lösche dei­ne anspruchs­vol­le Ein­stel­lung nicht kom­plett aus, set­ze sie statt­des­sen bewusst ein. Ent­wick­le einen selek­ti­ven Per­fek­tio­nis­mus, der es dir erlaubt, in bestimm­ten Pha­sen extrem genau und aus­führ­lich zu arbei­ten, wäh­rend du dich in ande­ren Situa­tio­nen bewusst zurück­hältst und effi­zi­ent dei­ne Auf­ga­ben erledigst.

Ja, das ist ein Balan­ce­akt. Aber wenn du dir die­se Fähig­keit antrai­nierst und gezielt ein­set­zen kannst, wird die Qua­li­tät dei­ner Arbeit enorm zuneh­men. In dei­nem Beruf, aber auch in allen ande­ren Lebens­be­rei­chen. Du kannst dich dann je nach Auf­ga­be selbst­stän­dig moti­vie­ren und qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Leis­tun­gen ablie­fern, wäh­rend du in ande­ren, unwich­ti­gen Berei­chen zwei Gän­ge zurück­schal­test und dich bewusst mit 90 Pro­zent zufriedengibst.

Regel­mä­ßig Sport trei­ben, auf eine gesun­de Ernäh­rung ach­ten und sich Zeit für Wei­ter­bil­dung neh­men: Die Lis­te an wün­schens­wer­ten Gewohn­hei­ten ist lang – doch es sind genau die­se Ver­hal­tens­mus­ter, die im stres­si­gen Tages­ge­schäft auf der Stre­cke blei­ben. Zwi­schen all den Pro­jek­ten, Ter­mi­nen und To-dos wer­den meist jene Gewohn­hei­ten geop­fert, die uns lang­fris­tig gut­tun und nach­hal­ti­gen Nut­zen bringen.

Das Kon­zept der Non-Zero Days kann dir an die­ser Stel­le hel­fen, denn es unter­stützt dich dabei, klei­ne Gewohn­hei­ten in dei­nem All­tag zu eta­blie­ren. Non-Zero Days sind ein rela­tiv neu­es Kon­zept aus der Pro­duk­ti­vi­täts­for­schung und in Deutsch­land bis­her kaum bekannt. Das Grund­prin­zip lautet:

Es muss nicht viel sein, aber mehr als null (daher der Name). Dadurch, dass du Non-Zero Days in dei­nen All­tag inte­grierst, ist es ein­fa­cher für dich, erfolg­rei­che Gewohn­hei­ten auf­zu­bau­en und ein kraft­vol­les Momen­tum auf­recht zu erhal­ten. Tage, an denen du posi­ti­ve Ver­hal­tens­mus­ter voll­stän­dig igno­rierst, gehö­ren damit der Ver­gan­gen­heit an.

Gleich­zei­tig musst du dich aber nicht aus­po­wern, denn klei­ne Aktio­nen rei­chen schon aus, um dei­ne Non-Zero-Mis­si­on am Lau­fen zu hal­ten. Damit sind Non-Zero Days per­fekt für Men­schen, die beruf­lich viel zu tun haben, aber trotz­dem ihre per­sön­li­chen Zie­le nicht aus den Augen ver­lie­ren möch­ten. Du musst pro Tag nicht viel Zeit inves­tie­ren, bekommst aber einen deut­lich höhe­ren Ertrag, da sich dei­ne Non-Zero-Ein­hei­ten auf Dau­er sum­mie­ren. Die Erfolgs­for­mel lau­tet also: Arbei­te nur ein klei­nes biss­chen – dafür aber jeden Tag.

Mit die­sem Leit­satz wirst du dei­ne Arbeits­wei­se revo­lu­tio­nie­ren. Wenn du nur jeden Tag ein paar Minu­ten dei­ner Zeit inves­tierst, wirst du um ein Viel­fa­ches erfolg­rei­cher, glück­li­cher und stress­frei­er sein als je zuvor. Außer­dem behältst du dei­ne Zie­le jeden Tag im Auge und machst dir bewusst, war­um du tust, was du tust. Dadurch wächst dei­ne Moti­va­ti­on auto­ma­tisch und du gehst dei­ne Auf­ga­ben ziel­stre­bi­ger an.

Am bes­ten funk­tio­nie­ren die­se Mini-Gewohn­hei­ten übri­gens, wenn du sie an ande­re Rou­ti­ne­auf­ga­ben kop­pelst („Nach dem Zäh­ne­put­zen lese ich fünf Minu­ten in einem Buch!“) oder mor­gens als Aller­ers­tes erle­digst („Direkt nach dem Auf­ste­hen gehe ich jog­gen!“). Durch die­ses soge­nann­te Habit Stack­ing ver­an­kern sich die Gewohn­hei­ten fest in dei­nem Tages­rhyth­mus und lau­fen bald ganz von allein ab, ohne dass du etwas dafür tun musst.

Mit­hil­fe der Non-Zero Days aus dem vor­he­ri­gen Abschnitt kannst du trotz eines stres­si­gen All­tags posi­ti­ve Gewohn­hei­ten auf­bau­en und bei­be­hal­ten. Die klei­nen Wie­der­ho­lun­gen ent­wi­ckeln auf Dau­er eine unge­heu­re Zug­kraft und eta­blie­ren pro­duk­ti­ve Ver­hal­tens­mus­ter in dei­nem Leben. Eine nütz­li­che Tech­nik, die die­sen Pro­zess unter­stützt, ist die soge­nann­te Kettenregel.

Die Ket­ten­re­gel ist eine der ein­fachs­ten und wir­kungs­volls­ten Zeit­ma­nage­ment-Metho­den, um die eige­nen Zie­le zu visua­li­sie­ren und damit posi­ti­ve Gewohn­hei­ten zu stär­ken. Alles, was du für die Umset­zung brauchst, ist ein gro­ßer Wand­ka­len­der, auf dem ein Monat oder ein gan­zes Jahr abge­bil­det ist. Auf die Schnel­le reicht auch ein Aus­druck, den du in dei­nem Büro oder (Arbeits-)Zimmer auf­hän­gen kannst. Und zwar so, dass du ihn unmög­lich über­se­hen kannst.

Nun arbei­test du für einen kur­zen Zeit­raum an einem dei­ner über­ge­ord­ne­ten Zie­le oder einer wich­ti­gen Auf­ga­be und mar­kierst die­sen Tag anschlie­ßend mit einem gro­ßen roten X. Fah­re bei jedem wei­te­ren Tag, an dem du etwas für dein Ziel getan hast, genau­so fort und set­ze eine Mar­kie­rung im Kalen­der. Nach ein paar Tagen hast du eine Ket­te – und wenn du wei­ter­machst, wird die­se von Tag zu Tag län­ger. Das könn­te dann so aussehen:

Weni­ger bekann­te Zeit­ma­nage­ment-Metho­den: Kettenregel

Dei­ne ein­zi­ge Auf­ga­be ist jetzt nur noch, die Ket­te nicht zu unter­bre­chen. Du musst nicht zwölf Stun­den am Tag wie ein Ver­rück­ter arbei­ten oder ande­re unrea­lis­ti­sche Din­ge tun, um vor­wärts zu kom­men – son­dern nur dei­ne Ket­te fort­füh­ren. Nicht mehr und nicht weni­ger. Und genau dadurch erzeugst du eine unge­mei­ne Motivation.

Mit­hil­fe die­ser Metho­de visua­li­sierst du dei­ne täg­li­chen Erfol­ge und baust fest ver­an­ker­te, pro­duk­ti­ve Gewohn­hei­ten auf. Alles, was du dazu brauchst, sind ein Kalen­der und ein wenig Ent­schlos­sen­heit, um das ers­te Kreuz in dei­ner Ket­te zu set­zen. Danach musst du nur noch dranbleiben.

Fazit

Es wird immer Pha­sen geben, in denen dei­ne Arbeits­be­las­tung höher ist als sonst und dei­ne Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on auf die Pro­be gestellt wird. In die­sen Momen­ten ist es gut, wenn du auf bewähr­te Zeit­ma­nage­ment-Metho­den zurück­grei­fen kannst, die den Stress sen­ken und dei­ne Pro­duk­ti­vi­tät erhö­hen. Zehn weni­ger bekann­te (aber nicht weni­ger wir­kungs­vol­le) davon habe ich in die­sem Arti­kel vor­ge­stellt. Hier sind noch­mal die Zeit­ma­nage­ment-Metho­den von oben im Über­blick (mit Sprung­mar­ke zum jewei­li­gen Thema):

Wenn dei­ne Pro­jek­te das nächs­te Mal aus­ufern und dir in der Auf­ga­ben­flut das Was­ser bis zum Hals steht, kön­nen die­se Tech­ni­ken dein Ret­tungs­ring sein. Schnapp dir eine der Zeit­ma­nage­ment-Metho­den und wen­de sie an. Ein­fach so, ohne lan­ge dar­über nach­zu­den­ken. Sie funk­tio­nie­ren auch im Kri­sen­mo­dus aus­ge­zeich­net und wer­den dir dabei hel­fen, schnell wie­der Land zu sehen.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!